先日、こんな質問をいただきました。
「会議が長くて、結局どうなったのかわからないし、途中からそこにいるだけの人がいるんです。意味のある会議にする方法ってありますか？」
ということで、今日から無駄な会議をなくしましょう！
会議は２種類
あなたは、どんな会議を行っていますか？
意味ある会議は、大きく２種類です。
１つは、進捗会議。
もう１つは、問題解決会議です。
１つずつご説明しますね。
進捗会議とは？
会議の目的は、様々。
確認、共有、議論、決定、アイデア出し。
その中でも、確認、共有、決定を行うのが進捗会議です。
言い換えると、ＰＤＣＡを回す会議です。
会議内容は、PDCAのCHECKとACTです。
計画・目標に向けた進捗状況の確認、共有、うまくいっていること、うまくいっていないことの整理、次回までの行動の整理と決定です。
この進捗会議をどの程度きっちり行えているかが、業務遂行のスピードを決めます。
あまり業務の進捗が芳しくない場合には、この進捗会議を意識してみてくださいね。
頻度は、週に１回が理想です。
ただ単に、今の進捗を話すだけではありません。
ＰＤＣＡを回すということは、Ｐ計画を立てている（行動と期限設定済）と思いますので、計画に対しての進捗を必ず確認してくださいね。
「いやいや、計画がしっかり立てられていません」という場合には、当然、まずは計画を立てるところから行ってくださいね。
問題解決会議とは？
もう１つが、問題解決会議です。
問題解決会議は、その名の通り、進捗がうまくいっていないこと、すなわち、“問題”を１つ１つクリアするためのアイデア、手段を考え、決断し、実行サポートする会議です。
前述の進捗会議でうまくいっていないことが共有されますので、うまくいっていないことを解決するために会議を設定するのです。
業務がなかなか進んでいない場合には、問題解決会議が行われていないケースが多いです。
問題解決会議が行われないとなると、進捗が遅れている場合、担当者が頭を抱え、どうしようか悩み、仮に誰かに相談していたとしても解決できていないということです。
時間が足りない、知識・情報・技術がない、良いアイデアが浮かばない、人手が足りないなどが考えられます。
そうだとしたら、関係者が集まり、リソースを最大限活用し、問題解決することが目標達成・業務を前に進ませるために必要です。
そのための会議が問題解決会議です。
この２つを意識し、今日は問題解決会議、今日は進捗会議、と目的を明確にしたうえで会議を行うことで無駄な会議をなくしましょう。
これだけで、実行スピードが大幅にあがります。
「いや～、週に１度、進捗会議をして、進捗状況が芳しくなければ問題解決会議ですか～。う～ん、結構大変ですね」と思っていませんか？
仮に、うまくいっていないことが１か月放置されてたら？
仮に、うまくいっていないことが２か月放置されてたら？
仮に、うまくいっていないことが３か月放置されてたら？
プロジェクトは進みませんし、目標は達成できないかもしれません。
納期に間に合わない、開発スケジュールが大幅に遅れる、
売り上げ見通しが立たなくなるなど起きませんか？
担当者が一人で悩んでいる姿が浮かんできませんか？
それでも会議は大変ですか？
ぜひ、会議を見直してみてくださいね。
私たちの会議はうまくできているのか、どうしたらうまくいくのか、気になる方は、会議無料診断を行っていますので、お気軽にお声がけください。
菅生としこ
菅生としこプロフィール
トヨタ自動車出身。組織づくり、人づくりのど真ん中で働いた原体験からはたらくを面白がる達人。
“トヨタの問題解決”を整理体系化し、広く展開。問題解決できる人材開発を行った立役者。
事業の問題解決、人が関わる問題解決、変化成長し続ける組織づくりのための問題解決サポートを得意とする。
問題なくして成長なし！問題があるからオモシロイ！
